اگر انبار دارید، پس باید به فکر تهیۀ یک نرم‌افزار مدیریت و کنترل موجودی آن هم باشید. برای مدیریت و کنترل کردن موجودی‌های مغازه، دو راه پیش پای شماست. می‌توانید نرم‌افزاری تهیه کنید که فقط کار مدیریت انبار و کنترل موجودی را انجام می‌دهد. یا می‌توانید یک نرم‌افزار صندوق فروشگاهی بخرید تا در کنار انبار، با کمک آن بخش‌های دیگر فروشگاه و امور مختلف را هم مدیریت کنید و تحت نظر بگیرید. در واقع فروشگاهتان را یکپارچه مدیریت کنید. انتخاب سخت شد؟ ادامۀ مطلب را بخوانید تا با دیدی آگاهانه تصمیم بگیرید.
نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی چیست؟
نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی، ابزاری برای کسب‌و‌کارهاست تا بتوانند ساده‌تر، موجودی کالاهای فروشگاه را مدیریت کنند. با کمک آن، می‌توانید ورود و خروج کالاها را تحت نظر بگیرید، از میزان موجودی هر کالا باخبر باشید، انبارگردانی کنید و… . همینطور گزارش‌هایی را در اختیارتان می‌گذارد تا بتوانید برای خریدهای بعدی آگاهانه‌تر تصمیم بگیرید. با این روش، دیگر محصولاتتان در انبار انباشته یا ناگهانی تمام نمی‌شوند.
همانطور که در مقدمه گفتیم، می‌توانید نرم‌افزاری تهیه کنید که فقط کار انبارداری را انجام می‌دهد. اما با نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، در کنار انبارداری، امور دیگری مانند حسابداری، صندوق فروشگاهی، خرید و فروش، هزینه‌ها، مشتریان و تامین‌کنندگان و … را هم می‌شود مدیریت کرد. یعنی با یک تیر، نه فقط دو نشان، بلکه چند نشان زده‌اید!
مزایای نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی
اگر برای استفاده از نرم‌افزار مدیریت و کنترل موجودی مردد هستید، مرور مزایای آن کمکتان می‌کند تا بهتر تصمیم بگیرید. هر کدام از این مزیت‌ها به‌طور مستقیم یا غیر مستقیم منجر به افزایش رضایت مشتریان یا افزایش درآمد کسب‌وکار شما می‌شود. مزایای نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی را در ادامه بخوانید:
آسان‌تر کردن مدیریت موجودی کالا
اولین مزیت، آسان‌تر کردن مدیریت موجودی کالاست. نرم افزار متناسب با فاکتورهای مختلف، حوالۀ ورود و خروج به انبار و از آن را خودکار ثبت می‌کند و اطلاعات مربوط به انبار را به‌روز نگه می‌دارد. در حالی که در شیوۀ سنتی، افراد باید دستی اطلاعات را ثبت یا تغییر دهند. شیوه‌ای که سوای سختی‌های بسیار، دقت چندانی ندارد و بسیار هم وقت‌گیر است. در شلوغی مغازه، چطور می‌خواهید حوالۀ خروج کالاهای موجود در فاکتور را دستی ثبت کنید؟
افزایش بهره‌وری با کمک گرفتن از افزایش دقت
دقت، معیار مهمی در فرآیند مدیریت و کنترل موجودی کالاست و مستقیماً بر میزان بهره‌وری کل مجموعه اثر می‌گذارد. تصور کنید در فروشگاه، میزان موجودی کالایی را غلط ثبت کرده‌اید و در عمل، آمارها موجودی را چندین برابر واقعیت نشان می‌دهند. اگر براساس این آمار غیرواقعی، یک حراج برگزار کنید، بعد از مدتی مشتریان با قفسه‌‌هایی خالی مواجه می‌شوند. این اتفاق فروشگاه را نزد مشتریان، بی‌اعتبار می‌کند. نارضایتی‌شان را هم نباید فراموش کرد. با افزایش دقت و استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی کاربردی، این مشکل از بین می‌رود و احتمال قطع زنجیرۀ تأمین به علت چنین خطاهایی کاهش می‌یابد.
ثبت و ساماندهی اطلاعات حیاتی مربوط به موجودی
انبارگردانی، مدیریت و کنترل موجودی، صرفاً ثبت ورود و و خروج اقلام مختلف نیست. در کنار ورود و خروج، باید اطلاعات حیاتی دیگری نیز ثبت شوند. مثلاً تاریخ انقضا و تاریخ تولید اطلاعاتی‌اند که بهتر است ثبت و نگهداری شوند. مثلا مشخص شود که کمپوت‌های دپو شده در قفسه‌های سولۀ (A1)، تاریخ انقضایشان نزدیک‌تر از کپوت‌های قفسه‌های سولۀ(C7) است. پس هنگام صدور مجوز خروج، باید کالاهای مربوط به سولۀ اول را انتخاب کنید. نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی کاربردی، باید بتواند این دست از اطلاعات را بایگانی و بازخوانی کند تا صاحب فروشگاه بتواند در آن، اقلام را بر مبنای تاریخ ورود به انبار ببیند.
یکپارچگی بین فروش و تأمین کالا
یکی دیگر از مزایای جذابی که می‌توان برای نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی نام برد، ایجاد یکپارچگی بین ساختار فروش و تأمین کالاست. این نرم‌افزارها می‌توانند همزمان اطلاعات صندوق فروش را با اطلاعات انبار تطابق بدهند و آن‌ها را با هم هماهنگ کنند. بعد با کمک این اطلاعات، گزارش‌هایی آماده کند تا بتوان با بررسی آن‌ها، برای خرید کالاهای جدید برنامه سودبخش‌تری آماده کرد. این یکپارچگی خودش مزایای متعددی دارد. یکی از مزایای آن، همین برنامه‌ریزی بهتر برای خرید کالاهای جدید است؛ یا به طور آنی از بخش فروش، می‌توان به اطلاعات موجودی دسترسی داشت.
همچنین بدانید:
ویژگی مهم نرم‌افزارهای مدیریت موجودی
دربارۀ مزیت‌های مهم نرم‌افزارهای مدیریت موجودی صحبت کردیم. نوبت به بررسی ویژگی‌های مهم آن‌ها می‌رسد. ویژگی‌هایی که هنگام انتخاب و تهیۀ این نرم‌افزارها، باید به آن توجه کنید.
ردیابی موجودی کالا
اولین ویژگی که باید به آن توجه کنید، ردیابی موجودی به‌صورت خودکار است. یعنی چه؟ اگر نرم‌افزار، کار ردیابی موجودی مغازه را خودکار انجام بدهد و اطلاعات مربوط به آن را ثبت کند، آن‌وقت می‌توانید به‌سرعت و راحتی، بدانید تک تک کالاهای شما چه مقدار موجودی دارند و وضعیتشان به چه شکل است؛ تمام شده‌اند، به نقطۀ سفارش رسیده‌اند، در انبار انباشته شده‌اند و… . این نرم‌افزارها، نتیجۀ خودکار ردیابی کالاها را در قالب گزارش‌های مختلف، مانند گزارش ورود و خروج به تفکیک کالاها، در اختیارتان قرار می‌دهد. این اطلاعات باید به‌روز و دقیق باشند. با این اطلاعات است که می‌توانید برای خریدهای بعدی، تصمیم‌های سودبخش بگیرید.
مدیریت سفارش‌های جدید
مدیریت سفارش‌های جدید ویژگی دوم است. این نرم‌افزارها باید امکاناتی داشته باشند تا بتوانید با کمک آن، سفارش‌های خرید را آسان‌تر و سریع‌تر ایجاد، مدیریت و پیگیری کنید. یعنی دقیقا بدانید کدام کالا را باید سفارش بدهید، چه زمانی آن را سفارش بدهید، چه مقدار از آن را سفارش بدهید و چقدر طول می‌کشد تا به دستتان برسد. با این روش، نه قفسه‌هایتان از آن کالا خالی می‌شود و مشتری‌هایتان ناراضی می‌شوند و نه کالاها در قفسه‌ها انباشته می‌شوند و ضرر مالی می‌کنید.
سادگی و سهولت
این نکته را فراموش نکنید. نرم‌افزار برای مدیریت و موجودی کالاها انتخاب کنید که کار کردن با آن راحت باشد. چطور متوجه شوید که کار کردن با یک نرم‌افزار راحت است؟ سراغ دموها یا اشتراک‌های رایگان بروید. نرم‌افزارهای معتبر، همیشه برای ثابت کردن خودشان به مشتری، دمو یا اشتراک رایگان برای مدت زمان محدود دارند. از این فرصت‌ها استفاده کنید تا با امکانات مختلف نرم‌افزار آشنا شوید و در عین حال، میزان سادگی کار کردن با آن را هم بسنجید.
یکپارچگی و یکدستی
به جزء انبارداری و مدیریت کالا، دیگر چه بخش‌هایی در فروشگاه شما وجود دارد؟ بخش حسابداری، صندوق فروشگاه، بخش خرید، بخش مدیریت هزینه‌ها، مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان و… . چرا از یک نرم‌افزار یکپارچه کمک نمی‌گیرید؟ نرم‌افزاری که با آن بتوانید تمام بخش‌های فروشگاه را یکپارچه و هماهنگ مدیریت کنید.
نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، دقیقا همین کار را انجام می‌دهند. در کنار مدیریت موجودی و انبار،با کمک آن‌ها می‌توانید قسمت‌های دیگر فروشگاه را هم مدیریت کنید. چطور؟ مثلا هر فاکتوری که در صندوق فروشگاهی ثبت شود، میزان آن خودکار به انبار اضافه یا از آن کم خواهد شد. دیگر لازم نیست شما حوالۀ‌های انبار را هم در دفتر یا نرم‌افزار دیگری ثبت کنید. به همین راحتی و پرسرعتی، همۀ کارها انجام می‌شود. پس نرم‌افزاری یکپارچه مانند نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی تهیه کنید و بعد با خیال راحت، از همان لیوان چای لب‌سوز و لب‌دوز، قبل از آنکه سرد شود، لذت ببرید.
آیا نرم افزار مدیریت موجودی ارزش سرمایه گذاری را دارد؟
قطعا بله! بخش مزایا را به یاد بیاورید. این نرم‌افزارها نه تنها کمکتان می‌‌کنند که موجودی کالاها را زیر نظر داشته باشید، بلکه گزارش‌های متنوعی را هم در اختیارتان قرار می‌دهند. گزارش‌هایی که با بررسی کردنشان، از ضررهای مالی مختلف پیشگیری می‌کنید. مثلا اگر بدانید کم‌فروش‌ترین کالای مغازه کدام است، قطعا در خرید بعدی، آن را موجود نمی‌کنید یا تعداد کمی می‌خرید.
اگر بدانید چه مقدار کالای انباشته‌شده در فروشگاه دارید، می‌توانید برای رهایی از آن‌ها و پیشگیری از سرمایه غیرنقدی خود، برنامه‌های مختلف بریزید و این کالاها را هم بفروشید. مثلا جشنوارۀ تخفیفی بگذارید یا حتی مسئولیت اجتماعی خود را به نحو احسن انجام بدهید و آن‌ها را به خیریه‌های معتبر، اهدا کنید. بنابراین، بله! برای پیشگیری از ضررهای مالی و آسیب دیدن سرمایه غیرنقدی‌تان، به فکر تهیۀ یک نرم‌افزار مدیریت و کنترل موجودی باشید.
نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی هایپریک
ویژگی یکپارچگی را بار دیگر بخوانید. در این ویژگی گفتیم که به جای تهیۀ یک نرم‌افزار مدیریت و کنترل موجودی، می‌توانید نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را انتخاب کنید. با این نرم‌افزار در کنار انبار، بخش‌های دیگر فروشگاه را هم به‌صورت یکپارچه، مدیریت خواهید کرد. هایپریک، نرم افزار حسابداری فروشگاهی است که امکانات زیر را در اختیارتان قرار می‌دهد:
- انبارداری و مدیریت موجودی؛
- حسابداری؛
- خرید و فروش؛
- گزارشدهی پیشرفته؛
- مدیریت مشتریان؛
- مدیریت تامین‌کنندگان؛
- صندوق فروشگاهی.
چون این مطلب دربارۀ نرم‌افزار مدیریت موجودی و انبار است، سری به امکانات بخش انباداری هایپریک می‌زنیم:
- ثبت موجودی اولیه کالاها؛
- امکان انبارگردانی؛
- امکان انبارگردانی گروهی؛
- ثبت خودکار حوالۀ انبار برای کلیۀ فاکتورها؛
- نمایش موجودی تعدادی و ریالی کالاها؛
- امکان ثبت اسناد در صورت منفی شدن موجودی انبار؛
- امکان مشاهدۀ تعداد کالاهای ناموجود و کالاهای در حال اتمام؛
- گزارش ورود و خروج به تفکیک کالاها.
مواردی که نام بردیم، تنها بخشی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های هایپریک بود. این نرم افزار حسابداری فروشگاهی، تحت وب و آنلاین است. یعنی نیاز به دانلود و نصب ندارد. برای استفاده از آن، فقط باید در سایت، ثبت نام و اشتراک تهیه کنید. تحت وب بودن هایپریک کمکتان می‌کند تا هر کجایی که باشید و در هر زمانی که می‌خواهید، به اطلاعات لحظه‌ای و به‌روز انبار دسترسی داشته باشید و موجودی فروشگاه را مدیریت کنید.
در قسمت « ویژگی مهم نرم‌افزارهای مدیریت موجودی » دربارۀ راحتی کار با نرم‌افزار و نحوۀ مطمئن شدن از آن صحبت کردیم. برای کار کردن با هایپریک، نیازی نیست حسابداری بلد باشید. شما فقط باید اطلاعات فاکتورهای مختلف، هزینه‌ها و… را ثبت کنید. کارهای مربوط به حسابداری بعد از ثبت اطلاعات، مانند بستن سال مالی، گزارش صورت سود و زیان، گزارش فصلی، ثبت سند حسابداری و…، همگی به عهده هایپریک است.
برای آنکه از راحتی هایپریک مطمئن شوید، یک اشتراک رایگان با مدت زمان محدود برایتان در نظر گرفته‌ایم. امکانات این اشتراک رایگان، با دیگر اشتراک‌های هایپریک، تفاوتی ندارد. برای تهیۀ اشتراک رایگان هایپریک یا دیگر اشتراک‌های آن، وارد صفحه لیست قیمت شوید. در کنار این اشتراک، می‌توانید تصاویر نرم‌افزار را هم در صفحۀ اصلی سایت هایپریک تماشا کنید.
در این دنیای شلوغ و پرمشغله، تکنولوژی کمک می‌کند تا کارها را راحت‌تر و سریع‌تر پیش ببریم. نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی، از آن تکنولوژی‌هایی است که وجودش، مدیریت مغازه را متحول می‌کند. با بخش انبارداری Hyperyek، از سرنوشت تک تک کالاهایتان، باخبر خواهید بود!
